Politique de confidentialité
Locaïa traite des données sensibles par nature : des baux, des paiements, des noms de locataires. Nous avons conçu le service pour en collecter le moins possible, les garder en Europe, et ne jamais les revendre. Cette page explique précisément ce que nous faisons, sans détour.
1. Qui est responsable de vos données ?
Le responsable du traitement est SRL Ibens Invest, Voisinage de la Tour 27, 4100 Boncelles. Pour toute question relative à vos données : hello@locaia.be.
Une distinction essentielle
Nous intervenons à deux titres différents, et cela change vos droits :
- Responsable de traitement — pour les données des visiteurs du site et de nos propres clients (votre compte, votre facturation, nos échanges).
- Sous-traitant— pour les données que vous enregistrez dans l'application au sujet de vos locataires. Dans ce cas, c'est vous, le bailleur, qui êtes responsable du traitement: nous n'agissons que sur vos instructions, dans le cadre d'un accord de sous-traitance (DPA) annexé aux conditions générales.
2. Ce que nous collectons, et pourquoi
| Données | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Visite du site | Afficher les pages et assurer la sécurité (journaux techniques de l'hébergeur) | Intérêt légitime | Quelques jours à quelques semaines |
| Courriel, message de contact | Répondre à votre demande | Mesures précontractuelles | 3 ans après le dernier échange |
| Compte client, abonnement, facturation | Fournir le service et respecter nos obligations comptables | Exécution du contrat / obligation légale | Durée du contrat, puis 7 ans (comptabilité) |
| Données de gestion locative (biens, baux, locataires) | Faire fonctionner l'application pour votre compte | Exécution du contrat (nous agissons en sous-traitant) | Durée du contrat, puis suppression sous 30 jours après export |
| Mesure d'audience (si activée) | Améliorer le site | Votre consentement | 13 mois maximum |
3. Ce que nous ne faisons pas
- Nous ne vendons ni ne louons vos données à quiconque.
- Nous ne faisons pas de publicité ciblée et n'installons aucun traceur publicitaire.
- Nous n'utilisons pas vos données ni celles de vos locataires pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
- Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard : l'assistant propose, vous validez.
4. L'assistant intelligent
Pour répondre à vos questions et rédiger vos courriers, l'assistant transmet à un modèle d'intelligence artificielle les éléments du dossier strictement nécessaires (par exemple le nom du locataire concerné et le montant du loyer). Ces échanges sont opérés via l'API d'Anthropic PBC, encadrés par des clauses contractuelles types.
Les contenus transmis via cette API ne servent pas à entraîner les modèles. La sortie de l'assistant est une proposition : aucun courrier n'est envoyé et aucune opération n'est effectuée sans votre validation explicite.
5. Nos sous-traitants
Nous faisons appel à un nombre volontairement réduit de prestataires, tous liés par contrat et tenus à la confidentialité :
| Prestataire | Rôle | Localisation | Encadrement |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement du site vitrine et de l'application | États-Unis, avec service des données depuis l'Union européenne | Clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne |
| Prisma Data, Inc. | Base de données de l'application (Prisma Postgres) | Union européenne | Traitement au sein de l'EEE |
| Anthropic PBC | Modèle d'intelligence artificielle de l'assistant | États-Unis | Clauses contractuelles types (CCT) ; les données transmises via l'API ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles |
Toute évolution de cette liste est publiée sur cette page. Si un nouveau sous-traitant devait traiter les données de vos locataires, vous en seriez informé afin de pouvoir, le cas échéant, vous y opposer.
6. Sécurité
Les échanges sont chiffrés en transit (HTTPS/TLS) et les données sont chiffrées au repos. L'accès est protégé par authentification et cloisonné : un locataire ne voit que son propre dossier, et jamais vos autres biens ni vos finances. Les accès techniques internes sont limités aux personnes qui en ont besoin et tracés.
Malgré ces mesures, aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données présentant un risque, nous notifions l'Autorité de protection des données dans les 72 heures et vous informons sans délai lorsque le risque est élevé.
7. Vos droits
Vous disposez, sur vos données, des droits suivants :
- Accès — obtenir une copie des données vous concernant ;
- Rectification — corriger une donnée inexacte ;
- Effacement — demander la suppression, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
- Limitation et opposition— pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime ;
- Portabilité— récupérer vos données dans un format exploitable. L'export est disponible à tout moment depuis l'application, sans avoir à nous le demander ;
- Retrait du consentement — à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité du traitement antérieur.
Écrivez à hello@locaia.be: nous répondons dans un délai d'un mois. Si la demande concerne des données de locataires enregistrées par un bailleur, nous la transmettons à ce dernier, qui en est le responsable.
8. Réclamation
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l' Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.
9. Modifications
Cette politique peut être adaptée pour refléter une évolution du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page ; en cas de changement substantiel, nous prévenons nos clients par courriel.